Les "Cas d'usage"

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes flux de facturation et ni les mêmes contraintes. Pour que chaque entité puisse continuer à facturer sereinement des travaux de normalisation ont été menés par l’AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a spécifié 42 cas d’usage.

Ces cas d’usage décrivent des situations concrètes de facturation rencontrées par les entreprises, au-delà du cas « simple » d’une facture classique entre un vendeur et un acheteur.

Ils sont classés en 5 grandes catégories, couvrant les situations les plus fréquentes en B2B et B2G, détaillées dans cet article ce que sont les cas d’usage et en quoi cela vous concerne 📖.

Ces cas sont normalisés pour garantir que toutes les entreprises et plateformes parlent le même langage, quels que soient leur secteur d’activité et leurs process.

Ils servent donc aussi de socle fonctionnel de référence pour comparer les offres des Plateformes Agréées.
Et ça c’est très important pour vous, votre choix de PA devra en tenir compte !

La réforme repose sur un écosystème structuré, dans lequel plusieurs acteurs 📖 interviennent :

Le Portail Public de Facturation (PPF)

• Gère l’Annuaire central de toutes les entreprises
• Concentre les données pour l’administration fiscale

Les Plateformes Agréées (PA)

• Seules habilitées à transmettre les factures B2B domestiques et à communiquer avec le PPF
• Gère la conformité et les statuts de cycle de vie (ex. : « Déposée », « Approuvée », « Encaissée »)

Les Solutions Compatibles (SC)

• Anciennement appelées Opérateurs de Dématérialisation (OD)
• Logiciels de facturation et/ou de gestion connectés aux Plateformes Agréées : elles servent d’interface entre vous et les PA pour simplifier votre gestion quotidienne.
• Exemple : Mon e-facture

Les entreprises

• VENDEUR (fournisseur)
• ACHETEUR (client)
• Tiers éventuels : payeur, bénéficiaire, agent, facturant…

Les travaux de l’AFNOR mettent en lumière plusieurs enjeux majeurs pour les entreprises :

1. Toutes les PA ne gèrent pas tous les cas d’usage
Chaque solution (PA ou SC) peut choisir les cas d’usage qu’elle implémente.
Il est donc essentiel de vérifier l’adéquation entre vos pratiques et votre solution.

Vérifiez les fonctionnalités optionnelles :

• Réplication des factures vers un tiers (affactureur, centre de services).
• Gestion des statuts spécifiques (ex. : « Affacturée », « Paiement Direct »).
• Intégration avec votre ERP/SC.
  👉 Le choix de la Plateforme Agrée (PA) est critique !

2. Gestion de l’Annuaire : les adresses de facturation électroniques sont stratégiques 📖.
Elles conditionnent :

• La bonne réception des factures,
• La traçabilité,
• La continuité des échanges.

Bonnes pratiques :

• Utilisez des suffixes clairs (_CARTES, _SOUSTRAITANCE)
• Vérifiez votre inscription dans l’annuaire PPF
• Vérifiez que vos clients sont bien présents dans l’annuaire central du PPF

3. Le cycle de vie des factures devient central

Vous aurez l’obligation de mettre à jour le statut de vos factures qui a une portée opérationnelle et fiscale, notamment pour la TVA.

4 statuts sont obligatoires (transmis au PPF) :

• Déposée (facture envoyée par la PA-E).
• Rejetée (erreur technique ou réglementaire).
• Refusée (litige commercial).
• Encaissée (si TVA due à l’encaissement).

Pièges à éviter :

Oublier le statut « Encaissée » → Risque de redressement fiscal (la TVA ne sera pas pré-remplie).

Ne pas confondre « Rejetée » et « Refusée » :

• Rejetée = Erreur technique (ex. : format invalide).
• Refusée = Litige commercial (ex. : prix incorrect).

4. L’e-reporting ne doit pas être oublié

L’e-reporting 📖 concerne les entreprises assujetties à la TVA en France,qui réalisent des ventes à des particuliers (B2C) ou des transactions avec des entités étrangères.

• B2C et B2B international : déclaration obligatoire des transactions via le flux 10 (même si pas de facture électronique).
• Fréquence : tous les 10 jours à 2 mois (selon votre régime de TVA).
• Format : XML propriétaire (non basé sur une norme internationale).

Point critique : vérifiez que vous êtes équipés d’une caisse et d’un logiciel permettant le traitement du e-reporting au regard des recettes journalières !

Soit c’est le logiciel qui sait faire le traitement et envoie le tout à la PA, soit c’est la PA qui est en capacité de faire le retraitement des données pour la préparation du e-reporting.

Les cas d’usage AFNOR ne sont pas qu’un document technique : ils constituent un véritable référentiel métier pour anticiper les impacts de la réforme. (Norme AFNOR XP Z12-014)

👉 S’équiper d’une Solution Compatible telle Mon e-facture, capable de s’intégrer simplement à cet écosystème, est un levier clé pour aborder la réforme avec sérénité.