Pourquoi une série sur les cas d’usage de la facturation électronique ?
À partir de septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises en France.
L’AFNOR a normalisé 42 cas d’usage qui répondent à autant de situations concrètes de facturation rencontrées par les entreprises, au-delà du cas « simple » d’une facture classique entre un vendeur et un acheteur. Ces cas d’usage décrivent le fonctionnement technique de l’échange d’informations.
👉 À lire sur le site : « Facturation électronique : comprendre les « Cas d’usage » de la Norme AFNOR »
Chez Mon e-facture, on a eu une idée : transformer ces cas d’usage en une série d’articles de vulgarisation où chaque épisode explique un scénario précis, avec des exemples concrets et des solutions claires.
Les PA organisent et assurent les schémas de ces cas d’usage. Tous les cas d’usage ne seront pas supportés par toutes les PA, d’où l’importance du choix en fonction de votre profil d’entreprise.
🎬 Épisode 1 : « Les notes de frais de mes collaborateurs »
Focus sur les cas d’usage n°5 et n°6, les frais payés par vos collaborateurs.
Les frais professionnels avancés par les collaborateurs doivent être analysés au regard du nom figurant sur la facture :
- Facture ou ticket au nom du collaborateur – Cas d’usage n°6
- Facture au nom de l’entreprise – Cas d’usage n°5
1. Facture au nom de l’entreprise – Cas d’usage n°5
Dans ce cas, le collaborateur paie et demande une facture au nom de l’entreprise.
Le cas d’usage N°5 correspond aux avances de frais réalisées par un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle et pour lesquelles une facture au nom de l’entreprise a été émise. Dans ce cas, le collaborateur a avancé les frais et l’entreprise les lui rembourse.
Ce cas n’est valable que si la facture payée par le collaborateur est libellée au nom de l’entreprise et fait par conséquent l’objet d’une facture électronique.
Le collaborateur doit fournir au vendeur :
- Le numéro de SIREN de l’entreprise.
- L’adresse de facturation électronique de l’entreprise sur laquelle son entreprise souhaite recevoir ces factures de frais professionnels. Une adresse dédiée à ce type de factures, par exemple SIREN_FRASCOLLABORATEUR, peut être une option importante, surtout si l’entreprise a de nombreux frais de collaborateurs à gérer.
La facture étant acquittée, le montant payé est égal au TTC et le solde à payer est nul.
Conséquences cas d’usage n°5 :
- Obligation de facturation électronique (E-Invoicing)
- La facture est payée en TTC par le salarié.
- TVA déductible pour l’entreprise sous conditions de droit commun.
- Remboursement sécurisé du collaborateur, à rapprocher de la facture initiale
2. Facture ou ticket au nom du collaborateur – Cas d’usage n°6
Il s’agit ici des notes de frais « classiques » : tickets de parking, tickets de péage, qui n’ont pas été facturés au nom de l’entreprise.
La vente est réalisée entre le vendeur assujetti et le collaborateur non assujetti. Le vendeur remet soit une facture, soit un ticket de caisse au collaborateur qui paye, et à son nom. On est, dans ce cas-là, en BtoC.
Elle ne relève donc pas de l’obligation de facturation électronique au sens de l’article 289 bis du CGI mais de l’obligation de e-reporting pour le vendeur.
Le vendeur doit déclarer cette vente dans son e-reporting B2C, et donc dans son cumul quotidien du jour flux 10.3, puis en cas de TVA due à l’encaissement, en flux 10.4.
Le collaborateur peut transmettre une copie de la facture à son employeur pour demander un remboursement si l’achat est justifié.
Qu’en est-il de la TVA ?
La déductibilité de la TVA pour l’acheteur est à préciser dans la mesure où l’acheteur n’a pas de facture qui lui est directement adressée, normalement obligatoire pour une vente entre assujettis à la TVA en France.
Le collaborateur ou l’acheteur peut demander une facture électronique B2B dans un second temps, que le vendeur peut lui fournir dans le cadre de facturation (BT-23) de type 7 (S7, B7, M7), ce qui signifie pour l’administration fiscale “TVA déjà collectée dans le cadre de e-reporting”, mais pouvant être déductible pour l’acheteur, voir le cas d’usage n°30.
Régularisation :
Une facture électronique B2B peut être émise a posteriori, permettant de constater une TVA déjà collectée via le e-reporting et potentiellement déductible.
Conséquences cas d’usage n°6 :
- Absence d’obligation de facturation électronique.
- Déclaration obligatoire en e-reporting par le vendeur.
- Remboursement possible par l’entreprise.
- TVA non déductible en principe.
3. Tableau comparatif synthétique
| Critère | Cas n°5 – Facture entreprise | Cas n°6 – Facture collaborateur |
| Qualification fiscale | B2B (CGI art. 289 bis) | B2C |
| Facturation électronique | Obligatoire | Non |
| Obligation déclarative | E-invoicing | E-reporting |
| Statut du collaborateur | Tiers payeur | Acheteur |
| TVA déductible | Oui (art. 271 CGI) | Non en principe |
Dans le prochain épisode de notre série, nous aborderons de nouveaux cas d’usage AFNOR, toujours avec la même promesse : vous aider à comprendre, anticiper et agir simplement.
Cadre réglementaire de référence
Les règles applicables aux frais professionnels avancés par les collaborateurs s’inscrivent dans le cadre du Code général des impôts (CGI) et de la réforme de la facturation électronique et du e-reporting, issue de l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 et de ses textes d’application.
Les principaux fondements juridiques sont les suivants :
- Article 289 du CGI : principes généraux de facturation.
- Article 289 bis du CGI : obligation de facturation électronique pour les opérations domestiques entre assujettis à la TVA (B2B).
- Article 290 du CGI : modalités de transmission des données de facturation à l’administration fiscale.
- Article 271 du CGI : conditions d’exercice du droit à déduction de la TVA.
- Article 242 nonies A de l’annexe II du CGI : mentions obligatoires sur les factures.
- AFNOR – Commission Facture Électronique – Cas d’usage B2B applicables dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France – Annexe A (version 1.2 – octobre 2025) – Norme AFNOR XP Z12-014 (Annexe A, v1.2 – octobre 2025)
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